Waterschap AA en Maas

Waterschap Aa en Maas geeft gebruikers gevoel van maatwerk met Workspace Manager

Bij een medewerkerstevredenheidsonderzoek scoorde de ICT-ondersteuning het hoogst van alle onderzochte onderwerpen. De medewerkers van de ICT-afdeling van waterschap Aa en Maas zijn trots, maar niet verbaasd. Het netwerk en de applicaties zijn immers betrouwbaar en stabiel, 24x7 ook vanuit huis toegankelijk en ondanks een hoge mate van standaardisatie hebben medewerkers toch het gevoel dat hun desktop op maat voor hen is gemaakt. BRAIN FORCE Workspace Manager maakt dit mogelijk.

Citrix-omgeving

Waterschap Aa en Maas is in 2004 ontstaan uit een fusie. Dat betekende een behoorlijke inspanning om de ICT te uniformeren en standaardiseren. Hoofd van de servicestaf Ton Ruisendaal: ‘We hadden als uitgangspunt dat we het beheer van de ICT zo efficiënt mogelijk wilden organiseren, zodat de groei van het aantal medewerkers zich niet vertaalt in een grotere ICT-afdeling. Workspace Manager speelt daarin een belangrijke rol. Een ander uitgangspunt was dat het voor onze 450 medewerkers niet mocht uitmaken op welke plek ze werken, op het hoofdkantoor, op één van de vier districtskantoren, op één van de vijf rioolwaterzuiveringsinstallaties of thuis. Overal moeten ze toegang krijgen tot dezelfde applicaties, liefst ook met dezelfde snelheid.’

De kantoren van de rioolwaterzuiveringsinstallaties zijn nogal ver afgelegen van de bebouwing, zodat het kostbaar zou zijn om daar snelle datalijnen naar toe te brengen. Met die kantoren is een straalverbinding opgezet. Op iedere locatie ligt nu een 10 MB-verbinding, die kan worden opgeschaald tot 1 GB. Belangrijk, want de twintig meest gebruikte applicaties worden ontsloten via Citrix en draaien op een centrale server op het hoofdkantoor. ‘Daarbij zitten bijvoorbeeld breedbandige GIS-applicaties’, verduidelijkt Ruisendaal, ‘maar ook de standaard kantoorautomatisering en bedrijfskritische telematriesystemen waarmee we op afstand waterstanden kunnen uitlezen en pompen en sluizen kunnen bedienen.’ Die laatste applicaties zijn cruciaal bij calamiteiten en zijn daarom als uitgangspunt genomen voor de Service Level Agreement’s (SLA).’

Centralisatie en standaardisatie

De SLA’s geven de ICT-afdeling maar weinig speelruimte, meent coördinator IT Beheer Arian de Bekker. ‘Vroeger kon je de weekenden gebruiken voor onderhoud aan de systemen, maar tegenwoordig blijven er hooguit een paar nachtelijke uurtjes over. Ongeveer 250 medewerkers hebben namelijk remote toegang vanuit huis.’

Een ander aandachtspunt is dat er steeds meer data wordt uitgewisseld met samenwerkingspartners. ‘Er ontstaan op allerlei gebieden in de waterketen samenwerkingsverbanden. Dat betekent dat er ook op ICT-gebied systemen gekoppeld moeten worden’, stelt De Bekker.

Dit stelt hoge eisen aan het ICT-beheer. Hoe meer interfaces en dwarsverbanden tussen applicaties, hoe belangrijker het is dat ze stabiel draaien. Om een hoge beschikbaarheid te kunnen garanderen, zijn centralisatie en standaardisatie onontbeerlijk. De Bekker: ‘Op de districtskantoren staan geen servers meer, die zijn allemaal gecentraliseerd op het hoofdkantoor. Met Citrix kunnen medewerkers via een client-serververbinding inloggen. Daarnaast standaardiseren we zoveel mogelijk. Dat vereenvoudigt het management en beheer en heeft daarmee tevens een positieve impact op de kosten.’

Standaard en toch flexibel

In de regel gaat standaardisatie ten koste van de flexibiliteit. Zo niet bij waterschap Aa en Maas, vertelt systeembeheerder Jeroen Kwakkel. ‘Voor de interne klant lijkt het alsof we maatwerk bieden, maar in werkelijkheid kiezen we uit de circa 180 verschillende programma’s die we gebruiken precies die applicaties die een medewerker nodig heeft om zijn werk te kunnen doen. Hij of zij kan zijn eigen achtergrondafbeelding op het scherm zetten.

Zo’n persoonlijke desktop geeft medewerkers het gevoel van maatwerk, zonder dat dat ten koste gaat van de standaardisatie.’ Voor het beheren en finetunen van de werkplekken gebruikt Aa en Maas Workspace Manager. Deze software fungeert min of meer als mondstuk naar de gebruiker toe. Het stelt applicaties beschikbaar ongeacht het type client dat medewerkers gebruiken.

Daarnaast wordt Workspace Manager gebruikt voor het maken van drive mappings. ‘Voor verschillende bedrijfsprocessen gebruiken we verschillende diskdrives’, legt Kwakkel uit. ‘Met Workspace Manager kun je eenvoudig en centraal bepalen wie toegang krijgt tot welke drives. Op deze manier kun je heel goed managen welke mensen toegang mogen krijgen tot welke soorten informatie.’

Tot slot voert waterschap Aa en Maas scripts uit met de tool van BRAIN FORCE. ‘Standaard rollen we applicaties via MSI uit, maar er zijn ook programma’s waarvan geen MSI-bestand kan worden gemaakt. Die installeren we via Workspace Manager.’

Bètaklant

Waterschap Aa en Maas is niet maar zo een gebruiker van Workspace Manager, maar was bètaklant en heeft het product mee helpen ontwikkelen. Hoewel het waterschap zeer tevreden was met de voorganger – Logon Processor – zag de innovatieve organisatie ook direct de voordelen van het nieuwe product. De Bekker: ‘Waar Logon Processor nog van een Access-database gebruikmaakte, werkt Workspace Manager met SQL. Bovendien is het product ontwikkeld vanuit een Vista-insteek. Wij werken nu nog met XP, maar willen op termijn overstappen. Dan is het prettig te weten dat Workspace Manager dat ondersteunt.’

Over de samenwerking met BRAIN FORCE is De Bekker goed te spreken. ‘Het was een echte partnershiprelatie. We hebben er veel tijd in gestoken, maar dat heeft ook zijn vruchten afgeworpen. We zijn nu zo ver dat systeembeheer niet meer zonder Workspace Manager kan. De tijdwinst door gecentraliseerd beheer is groot. We kunnen nu met dezelfde bezetting meer medewerkers ondersteunen. Daarnaast stelt Workspace Manager ons in staat om ondanks de standaardisatie onze interne klanten het gevoel te geven dat we ze maatwerk bieden. Dat heeft zeker bijgedragen aan de hoge score in ons medewerkerstevredenheidsonderzoek.’