Standaardisatie en flexibiliteit

IT-beheerders willen liefst een standaardomgeving die volledig is dichtgetimmerd. Die is immers eenvoudig te beheren. Gebruikers daarentegen willen vrijheid en flexibiliteit. ‘Wij maken aan dat getouwtrek een eind en bieden met Workspace Management gecontroleerde vrijheid’, zegt Albert Hooyer, Product Manager van het competence center Workspace Management bij BRAIN FORCE in Nederland. ‘Met onze aanpak kun je een ICT-omgeving standaardiseren zonder de negatieve bijsmaak.’

IT wordt een organisch geheel

De Nederlandse vestiging van BRAIN FORCE heeft een jarenlang track record in het ontwikkelen van tools en methodieken die het desktopbeheer vereenvoudigen. De veranderingen gaan echter snel, waardoor methoden van gisteren morgen niet meer toepasbaar zijn.

‘Het wordt een organisch geheel dat meebeweegt met de continu veranderende behoeften van een bedrijf,’ zegt Jean Renes, directeur van BRAIN FORCE Nederland. Niet alleen de ‘achterkant’ van de IT-omgeving verandert, ook de ‘voorkant’.

‘De gebruiker wil de ene keer vanaf zijn thuis-pc inloggen op het bedrijfsnetwerk, de andere keer met zijn laptop of smartphone terwijl hij onderweg is en de derde keer gewoon vanaf kantoor. Als hij thuiswerkt wil hij natuurlijk wel de printer thuis aansturen. Logt hij in vanaf een openbaar netwerk, dan mag hij misschien niet bij applicaties met gevoelige informatie. Met andere woorden: zijn rechten en gebruikersinstellingen veranderen per situatie. Dat is niet meer op een traditionele manier in te richten en te onderhouden’, zegt Renes.

Standaardbouwstenen

BRAIN FORCE Nederland ontwikkelde een methode om op basis van standaardbouwstenen steeds opnieuw een maatwerkomgeving op te bouwen.

Albert Hooyer, Product Manager: ‘Aan de basis van die methode staat het Infrastucture Framework. Dit is een blauwdruk van hoe je een IT-omgeving opbouwt. Met blauwdruk bedoel ik niet dat het een papieren tijger is, het is een werkend model op basis waarvan je bij de klant snel een proof of concept kunt bouwen. Als je een nieuwe auto koopt, dan leg je de dealer ook niet uit dat je op zoek bent naar een vervoermiddel op vier wielen dat minimaal 180 km per uur kan rijden en waar je afhankelijk van het weer een dak op of af kan doen. Dan ben je op zoek naar een bepaald type cabrio en wil je zien welke lichtmetalen velgen daarbij leverbaar zijn. Zo is het met het Infrastructure Framework ook. Dat biedt al een basis die aan de hand van enkele vragen in twee dagen is om te bouwen tot een proof of concept. De klant hoeft daarna alleen maar te kijken welke details hij nog wil veranderen.’

Gecontroleerde vrijheid

Onderdeel van de IT-architectuur is Workspace Manager, tooling waarmee een beheerder een standaardwerkplek in een handomdraai kan transformeren in een persoonlijke werkplek. Workspace Manager ontsluit vanaf een centrale plek de applicaties voor de medewerkers, ongeacht op welk device ze werken en ongeacht waar die applicaties staan. Dit gecentraliseerde beheer maakt gecontroleerde vrijheid mogelijk. Hooyer: ‘Het was altijd zo dat standaardisatie ten koste ging van de flexibiliteit. Of de gebruikers waren blij of de beheerders, maar het was lastig om beide groepen tevreden te houden. Dat is met Workspace Management verleden tijd.’

Gebruikers krijgen een omgeving op maat, met de applicaties die zij nodig hebben en hun eigen achtergrondafbeelding op het scherm, terwijl die omgeving wel centraal wordt beheerd.

Virtuele werkomgevingen

Hooyer legt uit hoe het werkt. ‘Je bouwt met Workspace Manager een virtuele desktop die de gebruiker vanaf iedere pc kan benaderen, indien gewenst zelfs met een smartphone. De instellingen van die desktop verschillen al naar gelang de plaats van waaraf de medewerker inlogt. Als hij thuis een printopdracht geeft, komen de prints van zijn thuisprinter rollen en niet op kantoor.’

Doordat de desktop virtueel is, is het heel eenvoudig om nieuwe software te distribueren. Applicaties die elkaar bijten kunnen vooraf worden opgespoord. En een werkplek voor een uitzendkracht of ingeleend personeel kan in een handomdraai van de juiste software worden voorzien. De ICT-beheerder kan bovendien iedere virtuele desktop vanaf iedere plek beheren, en dit op een gestandaardiseerde manier. De gebruiker ervaart maatwerk, terwijl aan de achterkant alles volledig is gestandaardiseerd.

Hooyer besluit: ‘Workspace Management biedt the best of both worlds.’

Hier zijn de bouwstenen uitgebeeld van een persoonlijke werkomgeving binnen een gestandaardiseerde infrastructuur. Links onder staan de apparaten (devices zoals laptops en desktops) waarmee gebruikers toegang krijgen tot hun persoonlijke werkomgeving. Via Internet of het LAN maken zij verbinding met netwerk, waarna zij toegang verkrijgen tot hun virtuele desktop of terminal server (laag 2). De uitrol van de werkomgeving vindt plaats op basis van de Template Library  via mechanismen, zoals Microsoft Deployment Toolkit, VMware Virtual Infrastructure of System Setup. Deze standaardwerkomgeving wordt vervolgens door Workspace Manager (laag 3) gebruikersspecifiek gemaakt en op basis van de autorisatie-instellingen, wordt hem of haar toegang verschaft tot applicaties op internet, virtuele applicaties en datagegevens (laag 4 bovenaan).

IT-infrastructuur Optimalisatie

De oplossingen van BRAIN FORCE voor infrastructuur optimalisatie zijn erop gericht organisaties een solide IT-infrastructuur te bieden en nieuwe technologie samenhangend in een korte oplevertijd succesvol aan te bieden.

De IT-infrastructuur van een organisatie is continu in beweging. Het Infrastructuur Optimalisatie-model van Microsoft (IO) beschrijft stadia waarin de IT-infrastructuur van een organisatie zich kan bevinden. De kern van het IO-model is dat de kenmerken van de IT-infrastructuur, waaraan voldaan moet zijn voor een succesvolle volgende stap, expliciet worden gemaakt.

Groeifasen

Basis Infrastructuur

In de basisfase wordt de IT-infrastructuur op een ad-hoc wijze beheerd en is de beschikbaarheid sterk afhankelijk van individuele medewerkers. De kosten per werkplek zijn hoog en de IT-afdeling handelt reactief.

Gestandaardiseerde Infrastructuur

Organisaties die zich in de gestandaardiseerde fase bevinden, kenmerken zich door een effectieve operationele controle door standaarden, richtlijnen en centrale servers. Er zijn duidelijke afspraken, waaraan de inzet van IT voldoet. De IT-afdeling heeft haar zaken op orde en handelt voorspelbaar. De kosten per werkplek liggen aanzienlijk lager dan in de basisfase, echter de service naar de gebruikers toe is nog steeds reactief en vergt veel handmatig werk. De introductie van IT-beleid, standaarden en procedures wordt door eindgebruikers beschouwd als een beperking in hun flexibiliteit en in sommige gevallen ook hun productiviteit.

Gerationaliseerde Infrastructuur

De stap naar de gerationaliseerde fase gaat gepaard met de inzet van technologische middelen, die het IT-beheer automatiseren en zijn afgestemd op de bedrijfsbehoeften. Werkplekken worden zero-touch uitgerold en zijn door middel van component gebaseerd beheer en deployment software flexibel aan te passen. Door de invoering van geautomatiseerde change management processen is er een sterke integratie met de gebruikersorganisatie en dalen de kosten per werkplek nog verder. Applicaties worden snel gepackaged en gedistribueerd naar gebruikers en voldoen aan de eisen en wensen van de organisatie. Vooral de korte reactietijden vergroten de tevredenheid van eindgebruikers.

Dynamische Infrastructuur

Organisaties met een dynamische IT-infrastructuur gebruiken IT heel intensief in hun bedrijfsactiviteiten. Er wordt strategische waarde aan toegekend om slimmer zaken te doen. Door de hoge integratie van data, gebruikersprofielen, desktopgebruik en servers, kunnen IT-middelen overal gebruikt worden. Medewerkers zijn daadwerkelijk mobiel. Inzet van "self-provisioning" software houdt de IT-infrastructuur veilig en afgestemd op de gebruikersbehoeften. Te denken valt aan een nieuwe medewerker die door HRM afdeling wordt aangemeld en automatisch een geconfigureerde werkplek tot zijn beschikking heeft - afgestemd op zijn of haar werksituatie.